10 טעויות בכתיבת מייל שכדאי להימנע מהן



האימייל. המצאה מופלאה שמאפשרת לנו להתחבר לחברים, משפחה, עמיתים לעבודה ואנשים שמנסים למכור לנו כדורי הרזיה קסומים. כלי נהדר שעוזר לנו לקבל אישור למשלוח הפיצה שלנו, יד ביד עם מכתבי שרשרת שנשלחו על ידי קרובים-רחוקים. עם צמיחתה של פייסבוק וערוצי מדיה חברתית אחרים, נתח גדול מההודעות התועות שאנו שולחים ומקבלים עברו לפלטפורמות אחרות, ובכך הפכו את המייל ליונת הדואר המודרנית של עניינים רציניים יותר.

העובדה שאנו משתמשים באימייל לצורכי עבודה ואירועים אחרים שדורשים התכתבות של יותר משלושה אמוג׳ים ו-GIF של עז צורחת בהיסטריה, הופכת כל אחת מטעויותנו לקריטית במיוחד. מהסיבה הזאת, חשבנו שיהיה משמעותי לחלוק את רשימת 10 הטעויות שאתם ממש חייבים להימנע מהן. חשבו על הרשימה הזאת כשאתם כותבים את המכתב האינטרנטי הבא שלכם, והפקת אימייל נטול טעויות תהיה קלה כמעט כמו ללמוד איך לבנות אתר משלכם.

1. לשכוח לצרף קבצים

המקבילה האינטרנטית המובהקת של סיוטים על הגעה לבית הספר ללא מכנסיים. שכיח במיוחד, תמיד מביך, וכשנשקל במשקל השלילי של הטעויות שלנו – אפילו אין לו שום אספקט ייחודי. למזלנו, שירותי אימייל רבים השיקו תזכורת אוטומטית לתופעה הזאת, אשר סורקת את הטקסט למונחים כגון ״מצורף בזאת״, ״קובץ מצורף״, וכו׳. אם אימייל בעל אחד מהמונחים הללו עומד להישלח ללא קובץ מצורף, חלונית תופיע עם הודעה המבקשת מכם לאשר שההחלטה שלכם סופית. אבל אל תסמכו על האלגוריתם הזה עם העבודה השחורה שלכם. התחילו לצרף את הקבצים שלכם לפני שאתם כותבים את ההודעה, הצמידו פתקית למסך עם המילה ״קובץ!!!!!״ או קעקעו אטב על כף היד שלכם – מה שעובד עבורכם. אה, ואל תנסו להציל את המצב עם בדיחה מטופשת וקלישאתית במייל השני שאתם שולחים עם הקובץ עצמו.

2. לשלוח לאיש הקשר הלא נכון

כל כותב מייל משקשק מפחד מההחלפה השטנית הזאת. אין שום דבר שבוחש בקלחת המשרדית יותר מאימייל שנשלח לכתובת הלא נכונה. טעות כזאת מגלמת את הקשת הרחבה ביותר של תוצאות עגומות, מגשר מעל מים סוערים עד לאוטוסטרדה לגיהינום. בזמן שהמזליסטים מביניכם עשויים לשלוח את סיכום ״מרקרים ושדכנים – אתגרים והזדמנויות״ שהם הרגע סיימו לכתוב לקולגה הלא נכונה, אחרים עלולים להיאלץ להתמודד עם ההשלכות של שליחת הסיפור הקצר שלהם, ״מדוע אני שונא את אייל ומתעב את האדמה שהוא עומד עליה,״ לאייל עצמו. שואלים את עצמכם איך אתם יכולים להתחמק מהמכה הניצחת הזו? קראו את רשימת התפוצה שלכם בזהירות ושקלו להוסיף את כפתור ה״Undo Send״ מבטל השליחה, אם הוא קיים בשירות המייל שלכם.


3. לבחור שורת נושא גרועה

ראשית כל, כמה סוגי מיילים (בדרך כלל הגשת מועמדות לעבודה) דורשים שורת נושא ספיציפית –כשאתם מתבקשים לכתוב את שם המשרה אליה אתם מגישים מועמדות בכותרת, אל תנסו להתחכם. מעבר לכך, אפילו כשאתם חופשיים לבחור את שורת הנושא שלכם מאפס, ודאו שהיא קשורה לתוכן המייל, ומעבירה בבירור מה יגיע בהודעה. אם אפשר לנסח את זה בצורה מעניינת שתגרום לנמען לפתוח את המייל – מה טוב. ״בואו... נטיס (!) את המחלקה שלנו אל על״, ״כמו שאמרתי לך היום בבוקר״, או ״חדשות היום – עדכון סטטיסטי״ הן כולן דוגמאות מצוינות לכותרות גרועות. אל תשפכו את דלי האמוג׳י שלכם, אל תצרחו על הנמען ואל תגרמו לו לנחור משעמום.

4. להשתמש בטון לא מתאים

ממש כמו זהבה ושלושת הדובים, כדי להימנע מהטעות הזאת חייבים למצוא איזון. תגובה בטון רציני ופורמלי להודעה שנשלחה על ידי חבר לעבודה שזורק עליך סוגי אוכל שונים פעם בשבוע – היא פשוט תגובה מוזרה. מצד שני, אם תגיבו לבוס של הבוס שלכם עם ״סבבה אחי״, סביר להניח שלא תקבלו את הקידום שכל כך רציתם. לא בטוחים מה הדרך הנאותה לכתוב למנהלים, עמיתים לעבודה ולקוחות? הציצו בשרשורי המיילים הארוכים שנשלחו אליכם ונסו להבין מה הגישה המוצלחת ביותר. בנוסף, אתם יכולים פשוט לשאול קולגות שאתם מעריכים לדעתם בנוגע למייל שלכם.


5. לשלוח בזמן לא טוב

תזמון מיילים הוא פילוסופיה שלמה. יש המאמינים כי לשלוח אימייל מוקדם מאוד או כמה שעות אחרי יום העבודה ידגיש כמה קשה הם עובדים. אחרים מעדיפים לשלוח אחרי שהבוס שלהם אכל ארוחת צהריים או לפי משתנים רבים ומשונים שרבים מאיתנו אפילו לא יעלו בדעתם לקחת בחשבון. מוסר ההשכל החשוב כאן הוא לא להגזים – אל תהיו האיש שכולם יודעים שמנסה לשלוח הודעה הכי מוקדם או הכי מאוחר ביום. זה מובהק מדי. חשוב מכך, אל תשלחו את המייל ב-23:45 או ב-5:30 בבוקר. מעטים יעריכו את צליל ההתראה המגיח מהטלפון שלהם בשעות האלה, ומעבר לכך, המייל שלכם ייקבר תחת כל המיילים שנשלחו לנמען שלכם מאותו רגע ועד זמן ההשכמה שלו.

6. להגיב לכולם (כל הזמן)

מייל התקבל זה עתה ממנכ״ל החברה שלכם, בו הוא מברך את כל העובדים לכבוד השנה החדשה? מרגישים צורך להודות לו? הצעד הבטוח הוא לא להגיב, אבל אם אתם מתעקשים, בבקשה, רק אל תקליקו על ״הגב לכולם״ (Reply-to-All). אימייל שנשלח לחברה שלמה הוא אמנם דוגמא קיצונית, אבל אפילו אם יש פחות אנשים המקושרים למייל, תגובה לשרשור עם משתתפים רבים הוא טעות עצומה. אלא אם כן יש צורך ברור בשיתוף כל המקושרים עם התוכן שאתם עומדים לשלוח, אנא חסכו את ה״תודה!״, ״הבנתי״ או ״מדהים!״ הבנאלי שלכם מעמיתיכם לעבודה. ההודעות הללו גורמות לעוד ועוד אנשים להגיב ויוצרות שרשור מפלצתי אה-לה פייסבוק של תגובות מיותרות ומתסכלות.

7. להזניח את החתימה שלכם

אפילו אם העובדים החדשים בחברה שלכם לומדים במהרה שאתה יוסי ״הגבר״ או שאת רונית ״העצבנית״, תמיד תזכרו שהאימייל שלכם יגיע, בסופו של דבר, למסכו של אדם שאין לו מושג קלוש מי אתם. חתימת אימייל בדרך כלל כוללת את שמכם המלא, התפקיד שלכם, דרכי הקשר, ואם רלוונטי – האתר האישי שלכם או כל פרופיל במדיה החברתית. לא יודעים איך להגדיר את החתימה שלכם? השתמשו בגוגל וחפשו ״איך ליצור חתימה״ עם שם שירות האימייל שלכם, והתשובות יצוצו כפטריות אחרי הגשם.


8. לעבוד עם יותר מדי פונטים (גרועים)

שימוש בפונט רגיל ונפוץ הוא דבר די בסיסי כשכותבים אימייל. אין שום צורך לנסות להיות האיש המיוחד שבוחר להשתמש בגוטמן יד או בפונט סת״ם. אתם בטח יודעים שהשתגעות עם פונטים וצבעים רבים היא לאו דווקא הדרך המוצלחת ביותר ליצור רושם טוב. אולם, שולחי מיילים ותיקים רבים לא שמים לב לעבריין מעט יותר חשאי. כשמעתיקים טקסט ממקורות אחרים, הקטע המודבק יכול לגרור עמו ״סגנונות עיצוביים״ חדשים: פונט מעט גדול יותר, צבע בוהק יותר, הדגשה כמעט בלתי-נראית ברקע. זה רק נהיה גרוע יותר כשהסגנון החדש נשאר כמו שהוא לאורך שאר הטקסט. על מנת להשיג מראה מקצועי, בחרו את הסגנון שלכם ודבקו בו.

9. להתחיל מייל עם ״לכל הנוגעים בדבר״

כשחושבים על זה, קשה למצוא הרבה הבדלים בין פתיחת מייל עם השורה הזאת, ובין זריקת בלון מים מהחלון בלי להסתכל. כל עוד אתם לא שולחים מכתב תלונה לרשת מזון ענקית, פתיחה כזאת רק מדגישה כמה מעט השקעתם בלגלות אל מי כתובת המייל מקשרת. אלא אם כן יש לכם לוגו של משרד עורכי דין בראש המייל, רוב האנשים ידלגו במהירות על המייל שלכם הישר למייל הבא בתיבה שלהם.

10. לא לעשות הגהה

להקליק ״שלח״ על אימייל שמירקתם במשך שלושה ימים הוא רגע מכונן. רגע מצופה כמעט כמו עונה חדשה של ״משחקי הכס״. אל תתנו ל״חגיגות האימייל שנשלח״ לטשטש את כוח השיפוט שלכם ולהפוך אתכם לאוהד כדורגל שצועק ״גול!״ לפני שהכדור נכנס בשער, ובכך מבלבל את השחקן וגורם לו להחמיץ. ודאו, מהמילה הראשונה, לעקוב אחר הוראותיו של בודק האיות המובנה, הרחבת הדפדפן של Grammarly, או כל בודק איות שאתם מעדיפים. בנוסף, קחו דקה או שתיים לעבור על כל המייל, להסיר שגיאות הקלדה, טעויות דקדוק וכל שאריות עריכה. לאחר מכן, נסו להעביר ״שאיבת שומן״ על הטקסט – אין אדם שלא שונא מיילים ארוכים מדי. וכמובן, אם התייעצתם עם חברים ועמיתים לעבודה, אל תשאירו את ״זאת הגרסא הסופית, מה את חושבת?״ בתחילת הטקסט...

רוצים לשמוע עוד עצות לתקשורת נאותה? לקבל ישירות אליכם טיפים לשיווק ברשת? לעורר באזז סביב האתר שלכם כך שאף אחד לא יוכל להתעלם מהעסק שלכם? הירשמו לניוזלטר ועקבו אחרינו בפייסבוק ולא תפספסו אף אחת מהעצות המועילות שלנו!

#קידוםברשת #אתראינטרנט #עסקיםקטנים #דואראלקטרוני

צרו קשר:

wixhub@wix.com

ביתנים 27+26, נמל תל אביב יוסף יקותיאלי 4